Muhasebe ve e-belge sözlüğü
Fiş, fatura, e-arşiv, Z raporu, KDV, matrah, KKEG, mahsup fişi, mizan ve diğer muhasebe terimlerinin kısa ve kaynaklı tanımları.
- Belge listesi
- Fiş ve faturaların tarih, numara, satıcı, matrah, KDV ve toplam gibi belge alanlarıyla listelendiği tablodur. Hesap kodu ve borç-alacak satırı taşımaz; bu yüzden bir muhasebe fişi değildir.Luca'ya Excel fiş aktarımı
- Belge saklama süresi
- Defter ve belgeler, ilgili oldukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 5 yıl saklanır (VUK md. 253). Tacirler için Türk Ticaret Kanunu 10 yıllık saklama öngörür (TTK md. 82).Fiş ve fatura saklama süresi
- Binek oto gider kısıtlaması
- Binek otomobil giderlerinin %70'inin gider yazılabilmesi, kalan %30'un kanunen kabul edilmeyen gider sayılması kuralıdır (GVK md. 40/5). Bu %30'a isabet eden KDV de indirilemez (KDVK md. 30/d).Binek oto gider kısıtlaması
- e-Arşiv fatura
- e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen faturadır; genellikle PDF olarak e-postayla iletilir. 2026'da e-fatura dışındaki mükelleflerin tüm faturaları e-arşivdir; basit usul ve işletme hesabında bu kural 3.000 TL'yi aşan faturalara uygulanır, 2027'de tümüne yayılır.2026 fatura kesme sınırı ve e-arşiv
- e-Fatura
- Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak düzenlenen ve iletilen faturadır. Alıcı da e-fatura kullanıcısıysa fatura e-fatura olarak gönderilir; değilse e-arşiv fatura düzenlenir.Fatura ve e-arşiv faturayı Excel'e aktarma
- Fatura
- Satılan mal veya yapılan iş karşılığında satıcının alıcıya verdiği, iki tarafı adıyla ve vergi numarasıyla gösteren ticari belgedir (VUK md. 229 ve 230). Faturada genellikle matrah yazılır ve KDV üstüne eklenir.Faturayı Excel'e aktarma
- Fatura düzenleme sınırı
- Fatura düzenlenmesini zorunlu kılan tutardır (VUK md. 232). 2026'da KDV dahil 12.000 TL'dir; daha düşük tutarlarda da alıcı isterse fatura verilmelidir.2026 fatura kesme sınırı
- Fiş (perakende satış fişi)
- Nihai tüketiciye yapılan perakende satışlarda verilen belgedir; alıcıyı adıyla göstermez. Bugün çoğunlukla ödeme kaydedici cihazdan alınır ve üzerinde yazan tutar KDV dahildir.Fiş fotoğrafını Excel'e aktarma
- Gider pusulası
- Vergiden muaf esnaf gibi fatura düzenleme zorunluluğu olmayan kişilerden yapılan alımlarda, satıcı yerine alıcının düzenlediği belgedir (VUK md. 234). Belgenin bir nüshası satıcıya verilir.
- Hesap planı (TDHP)
- İşletmenin kullandığı muhasebe hesaplarının kodlu listesidir. Türkiye'de Tekdüzen Hesap Planı esas alınır; örneğin 100 Kasa, 191 İndirilecek KDV, 391 Hesaplanan KDV, 600 Yurt İçi Satışlar ve 770 Genel Yönetim Giderleri.
- KDV (katma değer vergisi)
- Mal ve hizmet teslimlerinden alınan vergidir. Türkiye'de oranlar %1, %10 ve %20'dir; %10 ve %20 oranları 10 Temmuz 2023'ten beri uygulanır. Alışta ödenen KDV indirilecek KDV, satışta hesaplanan KDV olarak kaydedilir.Fişte KDV hesaplama
- KDV tevkifatı
- Bazı işlemlerde KDV'nin bir kısmının satıcı yerine alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesidir. Tevkifatlı faturada tevkif edilen KDV ayrıca gösterilir.
- KKEG (kanunen kabul edilmeyen gider)
- Ticari kârın tespitinde gider olarak indirilemeyen harcamalardır. Muhasebede kaydedilir, ancak vergi matrahı hesaplanırken kâra eklenir. Binek otomobil giderlerinin %30'u buna örnektir.Binek oto gider kısıtlaması
- Mahsup fişi
- Nakit hareketi içermeyen muhasebe kayıtlarının fişidir; hesap kodlarına dağıtılmış borç ve alacak satırlarından oluşur ve toplam borç toplam alacağa eşittir. Luca'nın Excel aktarımında bir mahsup fişi en fazla 400 satır olabilir.Luca'ya Excel fiş aktarımı
- Masraf formu
- Çalışanın şirket adına yaptığı harcamaları belgeleriyle listeleyen ve onaya sunan belgedir. Her satırda tarih, belge, açıklama, gider türü, KDV oranına göre tutar ve KDV bulunur; altında imza alanları yer alır.Masraf formu nasıl hazırlanır?
- Matrah
- Verginin hesaplandığı tutardır; fişlerde KDV hariç tutara karşılık gelir. KDV dahil tutar (1 + oran) ile bölünerek bulunur: %20 oranlı 120 TL'nin matrahı 100 TL'dir.KDV hesaplayıcı
- Mizan
- Muhasebe hesaplarının belirli bir tarihteki borç ve alacak toplamlarını ve bakiyelerini gösteren tablodur. Kayıtların kontrolünde ve dönem kapanışında kullanılır; OCR satırlarının toplamı değildir.Ay sonu fiş ve fatura işleme
- OCR (optik karakter tanıma)
- Bir görüntüdeki yazıyı okunabilir metne çeviren teknolojidir. Fiş okumada OCR'nin çıktısı tarih, tutar ve KDV gibi alanlara ayrılır; sonuçlar orijinal belgeyle kontrol edilmelidir.Ücretsiz fiş aktarımı
- ÖKC (ödeme kaydedici cihaz)
- Perakende satışların kaydedildiği ve fişin basıldığı cihazdır; halk arasında yazar kasa denir. Yeni nesil ÖKC'ler satış bilgilerini Gelir İdaresi Başkanlığı'na elektronik ortamda iletir ve gün sonunda Z raporu verir.
- VKN ve TCKN
- Vergi kimlik numarası (VKN) 10 hanelidir; T.C. kimlik numarası (TCKN) 11 hanelidir ve şahıs işletmelerinde vergi numarası olarak da kullanılır. Excel'de baştaki sıfır kaybolmasın diye metin olarak saklanmalıdır.
- Z raporu
- Ödeme kaydedici cihazın gün sonunda verdiği mali rapordur: günün KDV dahil satış toplamını, KDV oranlarına göre dökümü, nakit ve kredi kartı ayrımını ve kümülatif toplamları gösterir. Muhasebede satış ve hesaplanan KDV kaydının dayanağıdır.Z raporu nedir, Excel'e nasıl aktarılır?