Z raporu nedir, nasıl okunur ve Excel'e nasıl aktarılır?
Z raporundaki toplam, KDV dökümü, nakit ve kredi kartı satırlarının anlamı; okunan değerleri kontrol eden üç eşitlik ve Z raporunun Excel'e aktarılması.
6 dk okuma · Güncelleme:
Z raporunu Excel'e aktarın
Z raporu, yazar kasanın (ödeme kaydedici cihaz, ÖKC) gün sonunda verdiği mali rapordur. O günün satış toplamını, KDV oranlarına göre dökümü, nakit ve kredi kartı ayrımını ve cihazın kümülatif toplamlarını gösterir. Bir alış belgesi değil, işletmenin günlük satışlarının özetidir; muhasebede satış ve hesaplanan KDV kaydının dayanağıdır.
Z raporunda ne yazar?
Satırların adı cihaz markasına göre değişse de bir Z raporunda genellikle şunlar bulunur:
| Satır | Anlamı |
|---|---|
| İşyeri unvanı, vergi dairesi, VKN | Raporu düzenleyen işletme |
| Z NO | Raporun sıra numarası; her rapor alındığında bir artar |
| Tarih | Raporun alındığı gün |
| TOPLAM | Günün KDV dahil satış toplamı |
| %1, %10, %20 TOPLAM ve KDV | Her oranın KDV dahil satış tutarı ve içindeki KDV |
| NAKİT ve KREDİ | Günün nakit ve kartla tahsil edilen kısmı |
| Mali fiş adedi | Gün içinde kesilen mali fiş sayısı |
| KÜM TOP ve KÜM KDV | Cihazın ilk kullanımından bu yana biriken toplamlar |
Dikkat edilecek nokta şudur: Z raporundaki oran satırları KDV dahil yazılır. "%20 TOPLAM 1.200,00 / KDV 200,00" satırında 200 TL KDV, 1.200 TL'nin içindedir; matrah 1.000 TL'dir. Faturada ise genellikle matrah yazılır ve KDV üstüne eklenir. İki belgeyi aynı mantıkla okumak her oranda yanlış matrah üretir.
Z raporunu kontrol eden üç eşitlik
Z raporundaki rakamları yazar kasa kendisi hesaplar; bu yüzden bazı satırlar birbirini tutmak zorundadır. Okunan değerlerde bu eşitlikler sağlanmıyorsa önce okuma hatasına ya da raporun eksik çekilmiş olmasına bakın:
- Oranlara göre KDV dahil tutarların toplamı, günün TOPLAM'ına eşittir.
- Her oranda KDV = KDV dahil tutar × oran / (100 + oran). Örneğin %10 oranlı 110 TL'nin KDV'si 10 TL'dir.
- Başka ödeme türü yoksa NAKİT + KREDİ = TOPLAM. Yemek kartı, döviz ya da açık hesap gibi satırlar varsa onlar da toplama katılır.
Çetele Z raporunu okurken bu kontrolleri kendisi yapar; tutmayan raporu sessizce dışa aktarmak yerine incelemeniz için işaretler. İşaretli bir raporda ilk bakılacak yer, nakit ve kart dışındaki ödeme satırlarıdır.
Z raporunu Excel'e aktarma
- Raporun fotoğrafını çekin ya da taranmış PDF'ini hazırlayın. Rapor uzunsa tamamının, özellikle KDV dökümü ile NAKİT ve KREDİ satırlarının göründüğünden emin olun.
- Fiş aktarımı sayfasına yükleyin; belge Z raporu olarak okunur.
- Z numarası, tarih, mali fiş adedi, toplam, oranlara göre matrah ve KDV, nakit ve kart tutarları tabloya yazılır. İşaretli satır varsa orijinal raporla karşılaştırın.
- Ayın raporlarını aynı tabloda toplayıp Excel olarak indirin. Z numaralarının kesintisiz ilerlediğine bakın: atlanan numara eksik bir günü, tekrar eden numara iki kez işlenmiş bir raporu gösterir.
Muhasebe kaydında Z raporu
Z raporu satış ve hesaplanan KDV kaydının belgesidir. Tekdüzen hesap planına göre tipik bir kayıtta tahsilat şekline göre 100 Kasa ya da kredi kartı tahsilatları için kullanılan hesap (çoğunlukla 108 Diğer Hazır Değerler) borçlandırılır; KDV hariç tutar 600 Yurt İçi Satışlar, KDV ise 391 Hesaplanan KDV hesabına alacak yazılır. Hangi alt hesapların kullanılacağı ve kaydın günlük mü toplu mu yapılacağı işletmenin ve mali müşavirin tercihidir.
Yeni nesil ödeme kaydedici cihazların satış bilgileri Gelir İdaresi Başkanlığı'na elektronik ortamda iletilir. Bu, işletmenin kendi kaydını tutma ve raporları saklama yükümlülüğünü kaldırmaz; süreler için fiş ve fatura saklama süresi rehberine bakın.
Sık yapılan hatalar
- Oran satırlarındaki KDV dahil tutarı matrah olarak almak.
- Kümülatif toplamı (KÜM TOP) günlük toplam sanmak.
- Aynı günün raporunu iki kez işlemek.
- Kredi kartı tahsilatını nakit gibi kaydetmek: banka hesabıyla mutabakat bozulur.
Ay sonunda Z raporlarını diğer belgelerle birlikte işlemek için ay sonu fiş işleme rehberine bakın.
Sık sorulan sorular
- Z raporu nedir?
- Z raporu, yazar kasanın (ödeme kaydedici cihaz) gün sonunda verdiği mali rapordur. Günün KDV dahil satış toplamını, KDV oranlarına göre dökümü, nakit ve kredi kartı ayrımını ve cihazın kümülatif toplamlarını gösterir.
- Z raporundaki tutarlar KDV dahil mi?
- Evet, oran satırlarındaki tutarlar KDV dahildir. Matrahı bulmak için tutarı (1 + oran) ile bölün: %20 oranlı 1.200 TL'nin matrahı 1.000 TL, KDV'si 200 TL'dir.
- Z raporu Excel'e nasıl aktarılır?
- Raporun fotoğrafını ya da PDF'ini Çetele'nin fiş aktarımına yükleyin. Z numarası, tarih, toplam, oranlara göre matrah ve KDV ile nakit ve kart tutarları tabloya yazılır; kontrol ettikten sonra Excel olarak indirirsiniz.
- Z numarası neden önemli?
- Z numaraları her rapor alındığında bir artar. Ay içindeki raporlarda numara atlıyorsa bir günün raporu eksiktir; tekrar ediyorsa aynı rapor iki kez işlenmiştir.
