Fiş fotoğrafını Excel'e aktarma: adım adım rehber

Fiş fotoğrafını Excel'e aktarmanın en kısa yolu, fotoğrafı bir OCR aracına yükleyip okunan alanları tabloda kontrol etmek ve dosyayı XLSX olarak indirmektir. Çetele'nin ücretsiz fiş aktarımı bunu kayıt olmadan yapar: tarih, belge numarası, satıcı, VKN, matrah, KDV ve toplam okunur; fişte birden fazla KDV oranı varsa her oran ayrı satıra yazılır.

Aşağıdaki adımlar hangi aracı kullanırsanız kullanın geçerlidir. Amaç yalnız "bir tablo" değil, toplamları tutan ve muhasebeye verilebilecek bir tablodur.

1. Fotoğrafı okunur çekin

OCR hatalarının çoğu fotoğraftan gelir. Çekmeden önce:

• Fişin tamamı kadrajda olsun; üstteki satıcı bilgisi ve alttaki KDV dökümü kesilmesin.
• Fişi düz bir zemine koyun, kıvrımları açın.
• Gölge ve flaş parlaması tutarların üstüne düşmesin; gün ışığı genellikle en iyisidir.
• Termal fişler zamanla solar. Fişi aldığınız gün fotoğraflamak, ay sonunda okunamayan bir kâğıtla uğraşmaktan iyidir.
• Bir fotoğrafa birden çok fiş sığdırabilirsiniz; fişleri üst üste bindirmeyin, aralarında boşluk bırakın.

E-arşiv fatura gibi bilgisayarda üretilmiş bir belge varsa fotoğraf yerine PDF'ini yükleyin; ekran görüntüsünden ya da baskının fotoğrafından daha temiz okunur.

2. Dosyayı yükleyin

Fiş aktarımı sayfasında JPG, PNG ya da PDF dosyalarını (dosya başına en fazla 10 MB) seçin. Fiş, POS slibi, fatura ve Z raporu okunur. Z raporu bir alış fişi değil, gün sonu satış raporudur; nasıl okunduğunu Z raporu rehberinde anlatıyoruz.

3. Okunan alanları kontrol edin

Okuma birkaç saniye sürer. İndirmeden önce tabloyu orijinal belgeyle karşılaştırın:

Yanlış okunan değeri tabloda düzeltebilirsiniz. Değeri tahmin etmek yerine belgeye bakın; okunamayan bir belgeyi yeniden çekmek, yanlış bir tutarı muhasebeye taşımaktan ucuzdur.

4. Birden fazla KDV oranı olan fişler

Market fişlerinde aynı fişte farklı oranlı ürünler bulunabilir. Fişin alt kısmındaki KDV dökümü her oranın tutarını ayrı gösterir. Çetele bu durumda tek satır yazmak yerine her oran için ayrı satır üretir; satırlar aynı belgeye aittir.

Fişin genel toplamı bu üç satırın toplamıdır: 681,00 TL. Bütün tutara tek bir oran uygulamak indirilecek KDV'yi yanlış hesaplatır. Tutarların nasıl ayrıldığını fişte KDV hesaplama rehberinde örneklerle anlatıyoruz.

5. XLSX mi, CSV mi?

• XLSX (Excel): Tutarlar sayı, VKN metin olarak yazılır. Toplama ve filtreleme bozulmaz; VKN'nin başındaki sıfır kaybolmaz. Çoğu durumda doğru seçim budur.
• CSV: Başka bir programa aktarılacaksa kullanılır. Çetele'nin CSV'si Türkçe Excel'in beklediği gibi noktalı virgül (;) ayırıcı ve ondalık virgülle gelir. Hedef programın kendi kuralları varsa onlara uyun: örneğin Luca'nın fatura aktarımı dosyayı "CSV (virgülle ayrılmış)" olarak ister ve ekrandaki formül tanımlarında ondalık için nokta kullanır; ayrıntılar Luca rehberinde.
• JSON: Kendi yazılımınıza ya da bir otomasyona veri aktarıyorsanız.

6. Sık yapılan hatalar

• Aynı fişi iki kez yüklemek: fotoğrafı ve PDF'i birlikte yüklenen bir belge, aynı harcamayı iki satırda gösterir. Belge numarası ve tutarı aynı olan satırlara bakın.
• Z raporunu fiş gibi işlemek: Z raporu günün satış özetidir, bir alış belgesi değildir.
• KDV dahil tutarı matrah sanmak: fişteki büyük rakam KDV dahil toplamdır.
• Excel'de VKN sütununu sayıya çevirmek: baştaki sıfır silinir.

Hangi durumda hangi araç?

Birkaç fişi tek seferde tabloya çevirmek için ücretsiz fiş aktarımı yeterlidir. Her ay birden çok mükellefin fişlerini işleyen bir mali müşavirseniz belgeleri mükellef dosyalarında saklayan, KDV özeti ve Luca aktarım dosyası üreten müşavir çalışma alanı daha uygundur. Şirket çalışanlarının fişlerini toplayıp onaylatmak için Çetele Business vardır.