Fatura ve e-arşiv faturayı Excel'e aktarma
Kâğıt fatura, e-fatura ve e-arşiv fatura PDF'lerini KDV oranına göre ayrılmış Excel tablosuna çevirme: hangi alanlar okunur, nelere dikkat edilir, 2026 kuralları.
5 dk okuma · Güncelleme:
Faturayı Excel'e aktarın
Bir faturayı Excel'e aktarmak için faturanın PDF'ini ya da fotoğrafını bir OCR aracına yükleyip okunan alanları kontrol etmeniz yeterlidir. Çetele'nin fiş aktarımı e-fatura ve e-arşiv fatura çıktılarını ve kâğıt faturaların fotoğraflarını okur; satıcı, alıcı, VKN, fatura numarası, tarih, matrah, KDV ve toplamı KDV oranına göre ayrılmış bir tabloya yazar.
Fatura türüne göre ne yüklenir?
| Belge | Elinizdeki dosya | Ne yapmalı |
|---|---|---|
| e-Fatura | PDF görüntüsü ya da XML | PDF'i yükleyin. XML doğrudan okunmaz; görüntüsünü PDF olarak kaydedin. |
| e-Arşiv fatura | E-postayla gelen PDF | PDF'i doğrudan yükleyin. |
| Kâğıt fatura | Baskı | Fotoğrafını çekin ya da tarayın. |
E-fatura ve e-arşiv fatura PDF'leri bilgisayarda üretildiği için genellikle fotoğraftan daha temiz okunur. Birden çok sayfalı faturalarda tüm sayfaların aynı dosyada olduğundan emin olun.
Faturadan hangi alanlar okunur?
- Satıcı unvanı ve VKN, alıcı unvanı ve VKN ya da T.C. kimlik numarası
- Fatura numarası (e-belgelerde 16 karakterli numara) ve tarih
- KDV oranlarına göre matrah ve KDV
- Genel toplam
Faturada genellikle matrah yazılır ve KDV üstüne eklenir; fişte ise tutar KDV dahildir. Fiş ve faturaları aynı tabloda toplarken bu fark önemlidir: Çetele her belge için matrah, KDV ve toplamı ayrı sütunlarda verir; böylece belge türüne bakmadan toplayabilirsiniz.
2026'da faturalarla ilgili iki kural
- Fatura düzenleme sınırı 12.000 TL'dir. 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre 2026'da KDV dahil 12.000 TL'yi aşan satışlarda fatura düzenlenmesi zorunludur. Ayrıntılar için 2026 fatura kesme sınırı rehberine bakın.
- Kâğıt fatura büyük ölçüde e-arşive geçti. 1 Ocak 2026'dan itibaren e-fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerin faturaları, tutarına bakılmaksızın e-arşiv fatura olarak düzenlenir. Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutanlar 2026 sonuna kadar 3.000 TL'yi aşmayan faturaları kâğıt düzenleyebilir.
Bu yüzden ay sonunda gelen belgelerin önemli bir kısmı artık PDF'tir. PDF'leri ekran görüntüsüne çevirmeden doğrudan yüklemek daha doğru sonuç verir.
Aktarımdan önce kontrol listesi
- Fatura numarası ve tarihi orijinalle aynı mı?
- Satıcı ile alıcı yer değiştirmiş mi? Alış faturasında satıcı karşı taraftır.
- KDV oranları faturadakiyle aynı mı?
- Aynı fatura hem e-posta ekinden hem portal çıktısından iki kez yüklendi mi?
- Matrah + KDV, genel toplama eşit mi?
Tevkifatlı faturalarda (KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından beyan edildiği işlemler) okunan KDV'nin hangi kısmının indirileceğini ve hangi kısmının sorumlu sıfatıyla beyan edileceğini mali müşavirinizle kontrol edin.
Muhasebe programına aktarma
Excel tablosu muhasebe programına olduğu gibi yüklenmez; programın kendi şablonuna uymalıdır. Luca için hazırlık adımlarını ve Luca'nın aktarım sınırlarını Luca'ya Excel fiş aktarımı rehberinde anlattık. Mali müşavirseniz faturaları mükellef dosyalarında toplayıp Luca hazır şablonlarıyla dosya üreten müşavir çalışma alanına bakın.
Sık sorulan sorular
- E-arşiv faturayı Excel'e nasıl aktarırım?
- E-postayla gelen e-arşiv fatura PDF'ini Çetele'nin fiş aktarımına yükleyin. Satıcı, VKN, fatura numarası, tarih, KDV oranına göre matrah ve KDV ile toplam tabloya yazılır; kontrol edip Excel olarak indirirsiniz.
- E-fatura XML dosyasını yükleyebilir miyim?
- Hayır. Çetele JPG, PNG ve PDF dosyalarını okur. E-faturanın görüntüsünü PDF olarak kaydedip yükleyin.
- Faturadaki tutarlar KDV dahil mi?
- Faturada genellikle matrah yazılır ve KDV üstüne eklenir; genel toplam KDV dahildir. Fişlerde ise yazan tutar zaten KDV dahildir.
