Luca'ya Excel fiş aktarımı için belgeler nasıl hazırlanır?

Luca'ya fiş aktarmadan önce hangi ekranı kullanacağınızı belirleyin: gelir/gider belge listesi ile hesap kodu, borç ve alacak içeren muhasebe fişi farklı çıktılardır. Çetele fiş ve fatura görüntülerindeki verileri OCR ile çıkarır, kontrol etmenizi sağlar ve uygun şablonla dosya hazırlamanıza yardımcı olur. Dosyayı Luca'ya siz yüklersiniz.

1. Belge listesi mi, mahsup fişi mi?

Belge listesi, fişin tarihini, numarasını, satıcısını, matrahını, KDV'sini ve toplamını taşır. Bir belge genellikle bir liste kaydıdır. Mahsup fişi ise hesap kodlarına dağıtılmış borç ve alacak satırlarıdır; bir belge birden çok muhasebe satırı oluşturabilir. Listede görünmesi, belgenin deftere yazıldığı anlamına gelmez.

Luca'nın kendi Gelir Gider Girişi yardım sayfası, Excel şablonunun ilgili ekrandan alınmasını ve aktarımın ardından muhasebeleştirme adımını ayrı anlatır. Bu kaynak 2021 tarihli olduğundan güncel ekranınızdaki şablonu esas alın; eski bir dosyanın sütunlarını ezberleyerek başlamayın.

2. Önce birkaç belgeyi okunabilir tabloya dönüştürün

Fiş fotoğrafı veya PDF'yi hızlı fiş okuma aracına yükleyin. Belge türünü doğru seçin; Z raporunu fiş olarak işlemeyin. Tarih, belge numarası, satıcı, VKN, KDV ve toplamı orijinalle karşılaştırın. Eksik alanı tahminle doldurmak yerine belgeyi yeniden inceleyin.

İlk denemeyi küçük bir partiyle yapın. Çoklu fiş fotoğrafında her belgenin ayrı kayda dönüştüğünü kontrol edin. Aynı belgeyi hem fotoğraf hem PDF olarak yüklediyseniz iki kaydın aynı harcamayı temsil edip etmediğine bakın.

3. Şablonu ve alan eşlemesini seçin

Giriş yaptıktan sonra Çıktı Ayarları'nda Türkçe Luca hazır şablonlarını inceleyebilir veya kendi dosyanızın başlık satırını yükleyebilirsiniz. Eşleme, Çetele'deki hangi alanın hedef sütuna yazılacağını gösterir. Belge numarası ile muhasebe fişi numarasını; belge tarihi ile fiş tarihini karıştırmayın.

Hazır başlıklar, kullandığınız ekranın her zorunlu alanını otomatik doldurmayı garanti etmez. Boş kalan alanlar, hesap kodları ve programınıza özgü kurallar aktarım öncesinde sizin kontrolünüzdedir. Excel'de görünen bir tablo ile muhasebe programının kabul ettiği dosya aynı başarı ölçütü değildir.

4. Luca'nın aktarım sınırlarını bilin

Luca yardım merkezindeki aktarım sayfaları, dosya hazırlarken bilinmesi gereken sınırları sayar:

Kaynaklar: Luca yardım merkezi, 01.02.09 Excel Veri Aktarımı ve 01.02.11 Excel Fatura Aktarımı (her ikisi Nisan 2021; Ekim 2026'da kontrol edildi).

Pratikte üç sonuç çıkar:

• "Hesap kodu bulunamadı" hatası, dosyadaki bir hesap kodunun mükellefin Luca'daki hesap planında olmadığını gösterir. Önce hesap planını güncelleyin ya da kodu düzeltin.
• Eski KDV oranlı örnekler: Luca'nın fatura aktarımı örneğindeki MATRAH8, KDV8, MATRAH18 ve KDV18 sütunları 2023 öncesi oranlara göredir. Bugün %10 ve %20 sütunlarına ihtiyacınız var; eski bir şablonu olduğu gibi kullanmayın.
• 50 fişten büyük partiler birden çok dosyaya bölünmelidir. Hangi dosyanın yüklendiğini kaydedin ki aynı fişler iki kez aktarılmasın.

5. Müşavir dosyasında muhasebe hazırlığını tamamlayın

Müşavirler için Çetele, belgeleri mükellef ve dönem bazında saklayan ayrı çalışma alanıdır. Hesap planı veya mevcut mizan, açılış kaydı ve dönem işlemleri bu alanda birlikte çalışır. Mahsup çıktısı için hesap eşlemelerini, karşı hesabı ve borç/alacak dengesini inceleyin; yalnız OCR okumak bu muhasebe kararlarını tamamlamaz.

Gelir/gider listesi aktarımı ile muhasebe fişi aktarımını aynı parti gibi düşünmeyin. Aynı belgeyi iki ayrı akışta muhasebeleştirmek mükerrer kayda yol açabilir. Hangi çıktı türünü, hangi dönem ve hedef ekranda kullandığınızı kaydedin.

6. Aktarımdan önce ve sonra kontrol listesi

• Doğru mükellef, mali yıl ve dönem seçili mi?
• Tarih ve belge numarası orijinalle aynı mı; VKN metin olarak korunuyor mu?
• Hesap kodları mükellefin hesap planında var mı?
• Muhasebe fişinde toplam borç ve alacak eşit mi?
• Eksik alan, mükerrer belge veya kontrol bekleyen kayıt kaldı mı?
• Sayı hücreleri gerçekten sayı mı? XLSX bu konuda CSV'ye göre daha az yerel ayar gerektirir.
• Luca'ya yükledikten sonra kabul edilen kayıt sayısı ve toplamlar kaynak partiyle aynı mı?

Dosya üretmek ile başarılı aktarımı ayrı kaydedin. Reddedilen satırları düzeltip yeniden gönderirken kabul edilmiş satırları tekrar yüklemeyin. Dönem çıktıları için ay sonu belge işleme rehberine bakın.

İlk adımınızı seçin

Yalnız birkaç fişi tabloya çevirmek için fiş yükleyip Excel indirin. Birden çok mükellefin dönemini takip ediyorsanız müşavir iş akışını inceleyin. Çalışan masrafları, yönetici onayı ve geri ödeme takibi gerekiyorsa Çetele Business şirket içindeki bu süreci yönetir.