Masraf formu nasıl hazırlanır? Gerekli alanlar ve örnek
Çalışan masraf formunda bulunması gereken alanlar, KDV oranlarına göre sütunlar, örnek satırlar, imza bölümü ve formun fişlerden otomatik hazırlanması.
5 dk okuma · Güncelleme:
Çetele Business'ı inceleyin
Masraf formu, bir çalışanın şirket adına yaptığı harcamaları belgeleriyle birlikte listeleyen ve onaya sunan belgedir. İyi bir form her harcama için tarih, belge, açıklama, gider türü, KDV oranına göre tutarlar ve toplamı içerir; altında harcamayı yapan, onaylayan ve muhasebe için imza alanları bulunur.
Masraf formunda bulunması gereken alanlar
Başlık bölümü
- Şirket adı
- Çalışan adı ve departmanı
- Dönem (ör. 01.10.2026 – 31.10.2026)
- Ödeme kaynağı: nakit, kişisel kart ya da şirket kartı
Harcama satırları
| Sütun | Açıklama |
|---|---|
| Sıra no | Satır numarası |
| Tarih | Belgenin tarihi |
| Açıklama | Belge numarası, satıcı ve harcamanın nedeni |
| Gider türü | Yemek, akaryakıt, ulaşım, konaklama, kırtasiye… |
| %20 KDV'li tutar ve KDV | KDV dahil tutar ve içindeki KDV |
| %10 KDV'li tutar ve KDV | Aynı şekilde |
| %1 KDV'li tutar ve KDV | Aynı şekilde |
| KDV'siz tutar | KDV'ye tabi olmayan kısım |
| KDV toplamı ve genel toplam | Satırın toplamları |
Alt bölüm
- Genel toplam; avans verildiyse avans mahsubu ve çalışana ödenecek ya da çalışandan alınacak tutar
- Harcamayı yapan, onaylayan yönetici ve muhasebe imzaları
Örnek satırlar
| Tarih | Açıklama | Gider türü | KDV dahil | Oran | KDV |
|---|---|---|---|---|---|
| 03.10.2026 | Fiş 0042, kırtasiye | Ofis gideri | 360,00 | %20 | 60,00 |
| 07.10.2026 | Fiş 1187, akaryakıt | Akaryakıt | 2.400,00 | %20 | 400,00 |
| 09.10.2026 | Fiş 0311, yemek | Yemek | 550,00 | %10 | 50,00 |
Oranlar örnektir; her satırda belgede yazan oranı kullanın. Akaryakıt satırı bir binek otomobile aitse bu giderin %30'u kanunen kabul edilmeyen giderdir; bkz. binek oto gider kısıtlaması.
Excel şablonunda sık yapılan hatalar
- Eski KDV oranlı formüller: 2023 öncesinden kalan şablonlarda %18 ve %8 formülleri kalmış olabilir. Güncel oranlar %20, %10 ve %1'dir; formüllerde 1,18 ya da 0,18 görüyorsanız güncelleyin.
- KDV dahil tutarı matrah sanmak: fişteki tutar KDV dahildir; ayırma yöntemi fişte KDV hesaplama rehberindedir.
- Belgesiz satır: her satırın arkasında bir belge olmalıdır.
- Şirket kartı ile kişisel harcamayı karıştırmak: şirket kartıyla yapılan harcama çalışana geri ödenmez; ödeme kaynağına göre ayrı form kullanın.
Masraf formunu fişlerden otomatik hazırlamak
Çetele Business'ta çalışan fişin fotoğrafını telefonunun tarayıcısından yükler; tarih, satıcı, VKN, matrah ve KDV otomatik okunur. Yönetici onayladıktan sonra finans, seçtiği dönem ve ödeme kaynağı için masraf formunu indirir: %20, %10 ve %1 KDV sütunları, KDV toplamı ve genel toplam formül olarak gelir, altında imza alanları bulunur. Aynı filtreden muhasebe Excel'i ve KDV özeti de alınabilir. Onay sürecinin kurulması için masraf onay süreci rehberine bakın.
Mükelleflerinin belgelerini işleyen mali müşavirler masraf formunu müşavir çalışma alanında dönem çıktısı olarak alır.
Sık sorulan sorular
- Masraf formunda hangi bilgiler olmalı?
- Çalışan ve dönem bilgisi; her harcama için tarih, belge, açıklama, gider türü, KDV oranına göre tutar ve KDV ile satır toplamı; altında harcamayı yapan, onaylayan ve muhasebe için imza alanları.
- Masraf formuna fişlerin aslı eklenir mi?
- Evet. Form harcamaları listeler; muhasebe kaydının dayanağı belgelerin kendisidir. Kâğıt fişlerin aslı forma eklenir ya da şirketin belirlediği şekilde muhasebeye teslim edilir.
- Masraf formundaki KDV nasıl hesaplanır?
- Fişteki tutar KDV dahildir: KDV = tutar × oran / (100 + oran). %20 oranlı 360 TL'lik fişte KDV 60 TL'dir. Fişte birden fazla oran varsa her oran kendi sütununa yazılır.
